En una comunidad campesina casi todo lo importante se decide en asamblea: la elección de la directiva, la aprobación de un proyecto, un convenio con una empresa o la incorporación de nuevos comuneros. Pero un acuerdo que no queda bien escrito en el libro de actas, para el Estado, simplemente no existe. Por eso el libro de actas es la memoria legal de la comunidad y una de las primeras cosas que revisan los registradores, los jueces y las entidades que financian proyectos.
En esta guía repasamos cómo se legaliza el libro, cómo redactar un acta completa y cuáles son los errores más frecuentes que hacen que un acuerdo sea observado o puesto en duda.
Qué es el libro de actas y por qué es tan importante
La Ley General de Comunidades Campesinas (Ley 24656) reconoce a la asamblea general como el órgano supremo de la comunidad. Lo que la asamblea decide se prueba con el acta, y el acta se asienta en un libro que debe estar legalizado antes de usarse. Ese libro es el respaldo de la directiva frente a los comuneros, frente a terceros y frente a cualquier autoridad.
Un libro de actas ordenado permite inscribir a la nueva junta directiva, sustentar un expediente técnico, firmar convenios y defender a la comunidad en un conflicto. Un libro desordenado, con hojas arrancadas o acuerdos sin firmas, abre la puerta a impugnaciones y retrasa cualquier trámite.
Legalización del libro antes de usarlo
El libro se legaliza ante notario o, donde no hay notario, ante el juez de paz que corresponda. La legalización deja constancia del número de folios, de la fecha y de a quién pertenece el libro. Desde ese momento, las actas deben escribirse en orden, una a continuación de otra, sin dejar hojas en blanco.
- Usa un libro distinto para cada órgano si el estatuto lo exige: asamblea general y directiva comunal suelen llevar libros separados.
- Cuando un libro se termina, se legaliza el siguiente indicando que continúa al anterior.
- Si el libro se pierde, la directiva debe dejar constancia de la pérdida (por ejemplo, con una denuncia policial) antes de legalizar uno nuevo.
Cómo redactar un acta completa
Un acta bien hecha se entiende sola, sin que nadie tenga que explicar lo que pasó. Debe permitir que un registrador verifique que la asamblea fue convocada como manda el estatuto, que hubo quórum y que el acuerdo se tomó con los votos necesarios.
- Lugar, fecha y hora de inicio de la asamblea.
- Quién convocó, cómo y con cuánta anticipación (indicando el aviso o la esquela de convocatoria).
- Número de comuneros hábiles según el padrón y número de asistentes, para acreditar el quórum.
- Agenda u orden del día, tal como figuró en la convocatoria.
- Desarrollo de cada punto y el acuerdo tomado, con el resultado de la votación.
- Hora de cierre, firmas del presidente, del secretario y de los comuneros asistentes.
Un acuerdo que no está en el acta, o que está mal redactado, se puede impugnar. Escribirlo bien el mismo día ahorra meses de trámites.
Errores que hacen observar un acta
Los registradores suelen observar las actas por los mismos motivos. Conocerlos evita volver a convocar una asamblea solo para corregir un error de forma.
- Tratar en la asamblea temas que no figuraban en la agenda de la convocatoria.
- No indicar cuántos comuneros hábiles tiene el padrón, con lo que no se puede verificar el quórum.
- Borrones, enmendaduras o espacios en blanco entre un acta y otra.
- Firmas de personas que no figuran en el padrón comunal vigente.
- Elegir a la directiva sin seguir el procedimiento electoral del estatuto.
El padrón comunal y el acta van de la mano
El quórum se calcula sobre los comuneros inscritos en el padrón. Por eso conviene revisar el padrón antes de cada asamblea importante. En otra guía explicamos cómo actualizar el padrón comunal paso a paso.
Buenas prácticas para la directiva
La secretaría es la responsable de redactar y custodiar las actas, pero la responsabilidad es de toda la directiva. Algunas prácticas sencillas marcan la diferencia:
- Redactar el acta durante la asamblea y leerla en voz alta antes de cerrar.
- Guardar junto al libro copia de las convocatorias y de la lista de asistencia.
- Sacar copias certificadas de las actas que se usarán en trámites, en lugar de prestar el libro original.
- Entregar el libro a la nueva directiva con un acta de transferencia.
Si tu comunidad necesita ordenar sus libros o preparar la inscripción de una nueva directiva, en el ICGC dictamos el curso de gestión y organización comunal y acompañamos el proceso de principio a fin.
